PEMELIHARAAN, PEPRLINDUNGAN

Pemeliharaan, perlindungan (penjagaan, pengamanan), dan perbaikan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip-arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi ataupun perusahaan baik di lembaga-lembaga ataupun badan-badan pemerintahan, negara, maupun lembaga-lembaga dan badan-badan swasta /perorangan.

Untuk itu Arsip Nasional, Unit Kearsipan di setiap organisasi dan di setiap unit kerja mempunyai kewajiban untuk melakukan pemeliharaan, perlindungan, dan perbaikan terhadap arsip yang dikelola dan diurusnya. Semua kegiatan tersebut dilakukan dan diorientasikan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut.

A.    Latar Belakang : Faktor-Faktor Perusak Arsip

Pemeliharaan, perlindungan, dan perbaikan arsip-arsip dilakukan karena latar belakang (alasan) adanya beberapa faktor yang dapat merusak arsip secara fisik dan dengan demikian pula secara substantif, sebab jika wujud arsip secara fisik rusak maka isi informasi dan data yang termuat di dalamnya pun mengalami kerusakan dan kemusnahan.

Faktor-faktor yang dapat merusak arsip pada dasarnya dapat diklasifikan dalam dua sumber yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik arsip.

1. Faktor intrinsik arsip

Yang dimaksud faktor intrinsik arsip adalah kekuatan-kekuatan yang berasal dari bahan-bahan yang digunakan untuk membuat warkat (arsip) itu sendiri, termasuk di dalamnya film, pita rekaman, disket, kertas, tinta, pasta atau lem, dan alat perekat lain. Film, pita rekaman, dan disket yang terbuat dari berbagai bahan campuran. Bahan-bahan itu dapat merusak dari dalam. Kertas yang  terbuat dari bahan-bahan kapas, flas, merang, kayu dan lain-lain, maka butir-butir kecil yang menjadi bagian terkecil dari segala apa yang hidup yang ada di dalam kertas itu selain mempunyai sifat pengawet tetapi juga mempunyai sifat pemusnah atau perusak. Air, bahan lapisan atas kertas seperti kanji, cuka, garam mineral, dan zat besi yang menempel pada kertas masing-masing mempunyai kekuatan yang secara kimiawi dapat merusak arsip dari dalam. Bahan-bahan yang digunakan untuk membuat kertas itu juga dapat menarik datangnya dan berkembangnya serangga dan jamur, yang dapat menghancurkan kertas arsip pula. Tinta dan pita yang digunakan untuk menulis, mengetik, dan mencetak warkat atau arsip mempunyai kualitas yang bervariasi. Penggunaan jenis tinta dan pita yang tidak baik (tidak berkualitas), menyebabkan tulisan yang dibuat di atas kertas mudah luntur. Pasta, lem, dan klip yang terbuat dari kawat juga mengandung bahan-bahan yang bersifat merusak pula.

2. Faktor ekstrinsik

Faktor ekstrinsik yang dimaksud adalah kekuatan-kekuatan dari luar yang mempengaruhi arsip, dalam hal ini bahan-bahan intrinsiknya, sehingga arsip-arsip dapat mengalami kerusakan dan kemusnahan secara fisik ataupun substantif. Faktor-faktor ekstrinsik meliputi kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat, yang semuanya dapat merusak bahan arsip yang terbuat dari kertas, tinta, kulit, plastik, film, pita, disket dan lain-lain.

B.     Pencegahan dan Penanganannya

Berdasarkan informasi atau pengetahuan yang benar (nyata) tersebut bahwa bahan-bahan intrinsik arsip dan faktor-faktor ekstrinsik dapat merusak dan bahkan memusnahkan arsip dalam wujudnya dan informasi ataupun data yang termuat di dalamnya, maka setiap orang yang bertanggungjawab terhadap penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, perlindungan dan perbaikan arsip harus bijak, jujur dan teliti dalam melaksanakan tugasnya.

Untuk mencegah kerusakan dan kehancuran arsip dari dalam yang diakibatkan oleh bahan-bahan intrinsik arsip seperti tersebut di atas, maka cara-cara yang dapat ditempuh adalah dengan memilih semua bahan-bahan untuk penciptaan warkat yang berkualitas baik. Film, pita, disket, kertas, tinta, lem, kertas, klip dan bahan-bahan warkat atau arsip lainnya dipilih yang betul-betul berkualitas. Praktek-praktek korup atau penyalahgunaan wewenang sehubungan dengan proses pengadaan perbekalan yang digunakan untuk membuat warkat harus berangsur-angsur dihilangkan dengan seleksi pejabat dan pegawai yang dapat melaksanakan tugas dengan bijak, jujur dan teliti.

Kerusakan dan kemusnahan arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor dari luar seperti tersebut di atas, dapat ditangani dengan melakukan pemeliharaan, perlindungan (pengamanan, penjagaan), dan perbaikan terhadap arsip-arsip yang tersimpan.

C.    Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan warkat-warkat dengan cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi warkat-warkat dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya.

Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek yaitu :

1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip yang dipengaruhi berbagai faktor intrinsik dan ekstrinsik seperti tersebut di atas. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan arsip yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsip dengan baik  : tidak berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil; menjaga kebersihan arsip. Pengambilan kembali arsip dari tempat penyimpanan untuk dikeluarkan dan dibuka-buka agar arsip tidak lengket satu sama lain;  mengeringkan arsip yang basah;
2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan penyeprotan zat anti serangga dan fumigasi/pengasapan untuk membasi kuman dan hama yang dapat merusak arsip.
3. Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga, rayap dan sejenisnya untuk hidup dan berkembang, penyemprotan ruangan dengan racun serangga, mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air.

D.    Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip merupakan upaya untuk menjaga keselamatan arsip agar secara fisik tidak hilang, dan isinya tidak diketahui/disadap oleh pihak lain yang tidak berhak. Cara-cara yang dapat ditempuh untuk mengamankan arsip yaitu :

1.           Mengamankan secara fisik dengan melakukan laminasi, mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan, menjaga serangan serangga perusak arsip, dan memberikan kunci pada almari  dan ruangan arsip untuk mengurangi kemungkinan dari tindak pencurian.

2.           Mengamankan arsip dari segi informasinya dengan cara melarang “selain petugas dilarang masuk” untuk mencegah orang-orang yang tidak berhak dan berwenang membaca atau menggunakan informasi arsip untuk keperluan yang tidak ada kaitannya dengan tugas.

3.           Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran terhadap sanksi hukum kepada masyarakat dan petugas arsip ataupun pejabat dan pegawai pada umumnya. Dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 11 telah disebutkan sanksi hukum terhadap orang yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Juga terhadap orang yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

E.     Perbaikan Arsip

Perbaikan arsip adalah usaha yang dimaksudkan untuk memperbaiki arsip-arsip yang rusak secara fisik. Adapun cara-cara yang dapat ditempuh yaitu  restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

Terhadap arsip-arsip penting yang rusak, tetapi tidak dapat diupayakan perbaikannya karena kondisi kerusakan yang amat sangat, maka usaha yang dapat dilakukan yaitu pembuatan microfilm atau duplikat arsip.

F. Ringkasan

Untuk menjamin keselamatan arsip, arsip-arsip yang mempunyai nilai guna harus dipelihara, dilindungi dan diperbaiki bila mengalami kerusakan. Aktivitas-aktivitas ini dilakukan karena ada berbagai faktor atau kekuatan yang dapat merusak dan memusnahkan arsip. Faktor-faktor yang dimaksudkan berasal dari bahan-bahan yang digunakan untuk membuat arsip (faktor instrinsik) seperti kertas, tinta, perekat, film dan bahan warkat lainnya; dan faktor-faktor atau kekuatan-kekuatan yang berasal dari lingkungan luar arsip seperti kelembaban dan suhu udara, jamur, serangga dan hewan lainnya yang dapat merusak dan memusnahkan arsip-arsip.

Pemeliharaan arsip menyangkut upaya menjaga wujud fisik arsip agar tidak rusak karena pengaruh dari dalam dan faktor luar tersebut, yaitu dengan cara menyimpan arsip dengan baik, tidak berdesa-desakan, memperhitungkan ukuran besar arsip, dan menjaga kebersihan arsip; menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama, dengan melakukan pemeliharaan lingkungan penyimpanan yang bersih.

Perlindungan atau pengamanan arsip dilakukan dengan laminasi, pengaturan suhu dan kelembaban udara, memberi kunci almari dan ruangan penyimpanan, memberlakukan ketentuan hanya pegawai arsip yang masuk dan berada di ruangan arsip, dan menanamkan dan menumbuhkan kesadaran hukum dan sanksinya dalam rangka menjamin keselamatan arsip.

Sedangkan agar arsip yang rusak tetapi masih mempunyai nilai guna tetap dapat digunakan, maka dilakukan upaya perbaikan dengan restorasi atau pembuatan rekaman seperti microfilm.

F.      Daftar Pertanyaan Evaluasi

1. Terangkan yang dimaksud dengan pemeliharaan, perlindungan, dan perbaikan arsip.
2. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang dapat merusakkan arsip organisasi.
3. Sebutkan dan jelaskan cara-cara yang dapat ditempuh untuk mencegah dan menangani kerusakan arsip.
4. Identifikasi beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk memelihara arsip organisasi.
5. Identifikasi beberapa cara yang dapat ditempuh untuk mengamankan arsip di dalam organisasi.
6. Terangkan beberapa usaha yang dilakukan untuk memperbaikan kerusakan pada arsip.